업무 트렌드가 변화하고 있다. 협업 기술을 갖춘 미래 업무 환경에서 직원들은 보다 생산적이고 효율적으로 업무를 처리할 수 있게 되었다. 업무 처리 방식의 변화로 인해 전 세계 크고 작은 기업들이 작게는 출장비용 절감부터 크게는 팀워크와 생산성 증대까지 다양한 혜택을 보고 있다. 또한 사무실 밖에서 근무하는 사람들이 증가하게 되면서 새롭고 더욱 진보된 모바일 기기를 활용하여 업무를 처리하는 사람들도 함께 증가하는 추세이다.
이처럼 기술은 사람들이 일하는 방식을 변화시키고 있으며, 일하는 방식의 변화는 일하는 장소에 대한 사람들의 관점과 개념을 재정립한다. 통합 커뮤니케이션의 글로벌 리더인 폴리콤코리아(지사장 신대준, http://www.polycom.co.kr, http://www.facebook.com/polycom.korea)는 오늘, 비즈니스 혁신을 위해 IT 기술을 활용하여 미래 업무 환경을 구축하는 방안을 소개했다.
폴리콤은 미래 업무 환경 구축 방안으로 영상에 투자하라 협업 기술을 활용하라 친숙하고 쉬운 유저 인터페이스를 제공하는 기술을 도입하라 업무에서 모바일 기기를 적극적으로 활용하라 기업의 문화와 특성을 고려하여 기술을 적용하라 등의 방안을 제안했다.
1. 영상에 투자하라.
영상은 커뮤니케이션을 위한 매우 효과적인 도구로, 이메일이나 음성 등 다른 형태의 커뮤니케이션보다 더 많은 정보와 문맥을 전달한다. 실제로 대면하는 듯한 생생한 협업 경험을 통해 화자는 청자의 반응을 살필 수 있고, 청자는 화자의 비언어적인 표현까지 볼 수 있어 화자가 하고자 하는 말의 의미를 더욱 정확하게 이해할 수 있다.
영상을 커뮤니케이션용으로 활용하기 위해서는 카메라 앵글과 조명, 음향 시설, 카메라 초점 등 영상 솔루션에 대한 꾸준한 관리 및 투자를 통해 명확한 영상 이미지를 확보하는 것이 필요하다.
2. 협업 기술을 활용하라.
쉽고 간편한 협업 기술을 통해 직원들이 아무런 제약이나 장애 없이 협업 솔루션을 일상 업무에 활용하도록 지원해야 한다. 고품질의 협업 기술을 지원하는 디스플레이를 통해 직원들은 보다 쉽게 정보를 공유하고 회의를 진행할 수 있다. 원격 협업은 출장비를 줄여줄 뿐만 아니라 팀원들 간의 팀워크를 증진시켜서 효율적인 업무 처리와 업무 생산성 향상에 기여한다.
특히 다국적기업에서 이러한 협업 기술이 더욱 요긴하게 사용될 수 있다. 국제적인 확장은 시차, 경계, 문화를 가로질러 일하는 것을 뜻한다. 다국적 기업의 성공은 시간과 거리의 제약을 극복하여 사업 범위를 확장할 수 있는 도구를 활용하는 데에 달려있다. 비즈니스에 있어서 궁극적인 성공을 꾀하려면, 개개인이 선호하는 협업 도구가 다르다는 것을 인식하고, 이메일, 전화, 소셜 미디어, 영상, 컨텐츠 공유 등 여러 가지 협업 도구를 필요에 따라 적절히 활용할 수 있는 협업 환경을 구축해야 한다.
3. 친숙하고 쉬운 유저 인터페이스를 제공하는 기술을 도입하라
새로운 IT 기술이 기업 내에서 광범위하게 활용되길 바란다면, 간단하게 링크를 클릭하여 영상회의에 참여하거나, 스마트 기기의 애플리케이션을 활용하는 등 친숙하고 쉬운 유저 인터페이스를 지원하는 IT 기술을 구축해야 한다. 새로운 기술이 정착되려면 사람들이 많이 사용해야 한다. 하지만 사용법이 어려운 기술은 직원들이 쉽게 접근하기 어렵고, 직원들이 업무에 집중하기보다는 기술적인 문제를 신경 쓰도록 만든다. 무엇보다 쉬운 유저 인터페이스는 교육에 드는 시간과 돈을 줄일 수 있다.
4. 업무에서 모바일 기기를 적극적으로 활용하라
VM웨어가 실시한 '2012 아시아태평양지역 업무환경에 대한 리서치'에 따르면, 대한민국 직장인 중 개인 모바일 기기를 업무 중에 휴대한다고 응답한 이가 96%로 아태지역 중 가장 높았다. 또 모바일 기기를 통해 사무실 외 공간에서 업무를 수행한다고 답한 응답자도 82%에 달해 아태지역 평균치 70%를 크게 웃돌았다.
이처럼 업무 수행을 위한 모바일 기기 활용은 점차 증가하고 있으며, 기업도 원격근무자들이 회사에 있는 동료들과 타블렛과 같은 모바일 기기를 통해서 함께 협업할 수 있도록 지원해야 한다. 모바일 기기를 통합 협업은 원격근무자들의 교육관리, 업무 및 실적관리를 가능하게 해서 회사의 인적자원 관리에 큰 도움이 된다.
5. 기업의 문화와 특성을 고려하여 기술을 적용하라
기업의 특성과 목표에 따라 같은 협업 기술도 다른 방식을 활용될 수 있다. 애니메이션 ‘슈렉’의 제작사로 유명한 드림웍스 SKG(Dreamworks SKG, 이하 드림웍스)는 직원들의 상상력을 자극하기 위해서 업무공간을 인간 중심적으로 설계하고 유연한 업무 환경을 제공한다. 또한 드림웍스의 직원들은 영상 협업 솔루션을 통해서 즉흥적으로 동료들과 회의를 하고, 다른 팀과 영감을 공유한다. 직원들은 협업 기술을 통해 혁신적인 아이디어들을 자유롭게 공유하고 보완하면서 드림웍스만의 개성을 가진 애니메이션을 제작한다.
반면 유명한 항공기 제조사인 보잉(Boeing)은 주로 제품 개발과 타임투마켓을 가속화하기 위해서 협업 솔루션을 사용한다. 보잉의 제품 디자이너는 음성, 영상 협업 솔루션과 웹 컨퍼런싱 솔루션을 사용하여 글로벌 에코시스템 파트너들과의 협업을 통해서 새로운 항공기를 설계한다. 또한 보잉은 공급 업자나 하도급 업자 등 외부 업체들과 협업을 통해서 타임투마켓을 가속화시켜 수익성을 개선하고 있다. 드림웍스와 보잉 모두 회사의 특성에 따라 협업 솔루션을 다르게 사용하고 있지만 궁극적으로 협업 솔루션을 통해 회사에 필요한 자원을 효율적으로 관리한다는 측면에서는 공통점을 가진다.
폴리콤 코리아 신대준 지사장은 “IT 기술과 워크플로우를 결합시킨 미래 업무 환경은 직원들의 생산성과 효율성을 높여주고, 원거리에 있는 팀원들이 실시간으로 협업할 수 있도록 한다. 이러한 미래 업무 환경 구축을 위해서 가장 중요한 것은 뛰어난 IT 기술이 아니라 그러한 기술을 쉽고 사용자가 보다 쉽게 활용할 수 있는 업무 분위기이다.”라고 말하고, “폴리콤은 고객들이 영상을 업무에 쉽고 다양하게 적용하여 업무 처리 과정을 혁신할 수 있도록 보다 고객 친화적인 제품 공급과 활용방안 제시를 위해 노력하고 있다.”라고 말했다.
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