줌 커뮤니케이션즈(Zoom Communications, Inc., 이하 ‘줌’; NASDAQ: ZM)가 줌 워크플레이스(Zoom Workplace) 및 비즈니스 전반에 걸쳐 다양한 신규 기능 업데이트를 선보였다.
이번 업데이트에는 AI 컴패니언(AI Companion)을 활용해 반복적인 업무를 자동화하고 업무 효율을 극대화할 수 있는 ‘줌 워크플로우 자동화(Zoom Workflow Automation)’의 공식 출시가 포함된다. 줌 워크플로우 자동화는 줌 미팅(Zoom Meetings), 줌 팀챗(Zoom Team Chat), 줌 닥스(Zoom Docs)뿐만 아니라 다양한 타사 애플리케이션과 연동해 복잡한 워크플로우를 구성할 수 있도록 지원한다. 이와 함께, 줌은 AI 컴패니언을 활용한 줌 클립스 아바타(Zoom Clips avatars)와 더불어 줌 룸(Zoom Rooms), 줌 닥스, 줌 화이트보드(Zoom Whiteboard) 등 주요 기능 업데이트도 발표했다.
줌 워크플로우 자동화는 사용자가 워크플로우를 시작할 수 있도록 다양한 트리거를 제공한다.
AI-퍼스트 줌 워크플로우 자동화로 업무 간소화
줌 워크플로우 자동화는 IT 관리자와 일반 사용자 모두가 특정 트리거에 따라 자동으로 실행되는 워크플로우를 손쉽게 설정할 수 있도록 한다. 예를 들어, AI 컴패니언이 회의 요약을 생성하면 이를 자동으로 줌 닥스, 구글 닥스 또는 워드 문서 등에 추가하고, 해당 내용을 팀챗 채널에 공유하는 방식으로 활용할 수 있다. 이를 통해 팀 간 협업을 강화하고 업무 생산성을 높일 수 있다. 또한, 여러 협업 플랫폼을 사용하는 팀의 경우, 분산된 커뮤니케이션으로 인해 정보 및 프로젝트 업데이트 관리에 어려움을 겪는 경우가 많다. 그러나 줌 워크플로우 자동화를 활용하면 최신 정보를 신속하게 공유하고 보다 효율적으로 대응할 수 있다.
줌 워크플로우 자동화는 IT 관리자가 지라(Jira)와 연동되는 워크플로우를 구축할 수 있도록 한다.
업무 운영 효율성 증대
줌 워크플로우 자동화는 IT 관리자와 사용자가 보다 효율적으로 조직의 워크플로우를 관리할 수 있도록 돕는다. 주요 기능은 다음과 같다:
• 회의 후 액션 아이템 자동 정리: 호스트가 해당 기능을 활성화하면, 줌 AI 컴패니언이 회의 요약을 바탕으로 참가자들을 위한 액션 아이템 목록을 생성한다. 예를 들어, 워크플로우 자동화를 활용하면 회의 요약에서 액션 아이템을 정리한 줌 닥스 또는 구글 닥스를 자동으로 생성해 시간을 절약할 수 있다.
• 신속한 문제 해결 지원: 특정 이슈가 발생하면, 관련 담당자가 포함된 줌 팀챗 채널이 자동으로 생성되어 보다 빠른 문제 해결이 가능하다.
• IT 헬프데스크 요청 최적화: 피드백 수집 양식을 활용해 IT 헬프데스크 요청을 체계적으로 관리하고, 직원이 필요한 지원을 적시에 받을 수 있도록 한다.
• 스마트한 워크플로우 및 타사 앱 통합: 조건부 로직과 순차적 자동화 기능 결합을 통해 보다 지능적이고 유연한 워크플로우를 구축할 수 있다. 또한, 구글, 마이크로소프트, 지라(Jira) 등 타 애플리케이션을 줌 워크플레이스의 오픈 협업 플랫폼에 원활하게 연동해 컨텍스트 전환을 줄이고 업무 효율성을 높일 수 있다.
줌 워크플로우 자동화는 사용자가 효율성을 높이기 위한 워크플로우를 구축할 수 있도록 지원한다.
생산성 향상을 위한 간편한 워크플로우 구축
줌 워크플로우 자동화는 별도의 기술적 지식 없이도 누구나 손쉽게 워크플로우를 설정할 수 있도록 노코드(no-code) 기술과 템플릿을 지원한다. 이를 통해 사용자는 반복적인 업무를 자동화해 시간을 절약하고, 보다 의미 있는 프로젝트에 집중할 수 있다.
줌 워크플로우 자동화를 활용하면 다음과 같은 방식으로 일상 업무를 효율적으로 처리할 수 있다:
• 회의 요약 자동 공유: AI 컴패니언이 생성한 회의 요약을 전용 줌 닥스에 자동으로 추가하고, 이를 팀챗 채널에 공유해 팀의 업무를 체계적으로 관리한다.
• 팀챗 대화 요약 정리: 정해진 시간마다 요약된 줌 팀챗 대화를 지정된 채널 또는 줌 닥스에 추가해, 팀원들이 최신 프로젝트 진행 상황을 파악할 수 있도록 한다.
• 휴가 요청 간소화: 채팅 기반 양식을 활용하여 휴가 요청을 편리하게 처리할 수 있으며, 승인 절차가 완료되면 팀원들에게 자동 알림이 전송된다.
• 신규 멤버 온보딩 지원: 신규 팀원에게 템플릿화된 온보딩 가이드를 자동으로 제공하여 보다 원활한 적응을 지원한다.
• 반복 업무 자동화: 프로젝트 상태 업데이트에 대한 반복 알림을 팀챗 채널에서 자동으로 설정하거나, 특정 이모지 반응에 맞춰 미리 지정된 답변을 설정해 한 번의 클릭으로 빠른 대응이 가능하다.
• 실시간 알림 및 승인 프로세스 간소화: 특정 팀원이 응답할 경우, 채팅 내에서 자동 알림과 승인 워크플로우를 생성한다.
줌 워크플로우 자동화는 현재 유료 플랜 사용자를 대상으로 시범 운영 기간 동안 추가 비용 없이 제공된다. 해당 신규 기능을 활용하려면 줌 데스크톱 앱 6.3.10 버전을 다운로드하면 된다.
줌 워크플로우 자동화에 대한 자세한 내용은 줌 공식 블로그, 웹사이트 및 지원 페이지에서 확인할 수 있다.
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